Pelayanan Administrasi

A. Prosedur Administrasi Pelayanan Rawat Jalan

1.       Pasien datang di bagian admisi dan diterima oleh petugas admisi;

2.       Petugas menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru (pasien yang baru pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat dan kehilangan kartu) atau pasien lama;

3.       Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien sbb:

a.       Petugas pendaftaran melengkapi formulir rekam medis penerimaan pasien baru dengan mewawancarai pasien tersebut;

b.      Petugas pendaftaran mencetak KIB (Kartu Identitas Berobat) dan IUP (Index Utama Pasien);

c.       Petugas pendaftaran menyerahkan KIB kepada pasien;

d.      Petugas pendaftaran membawa formulir rekam medis pasien kepoli / unit pelayanan yang dituju;

e.       Di Unit Pelayanan / Poliklinik:

f.       Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;

g.      Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?

h.      Jika Ya petugas, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;

i.        Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian farmasi;

j.        Kemudian petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di kasir.

4.      Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien sebagai berikut:

a.       Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien;

b.      Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang akan dituju dengan mewawancarai pasien tersebut;

c.       Petugas membuat tracer berdasarkan KIB pasien;

d.      Petugas mengambil berkas rekam medis pasien ke Filing sesuai dengan tracer tersebut;

5.      Apakah berkas rekam medis pasien sudah terkumpul?

a.       Jika berkas belum terkumpul, maka petugas menunggu sampai berkas terkumpul banyak di bagian admisi;

b.      Jika berkas sudah terkumpul, maka petugas mendistribusikan semua berkas rekam medis pasien ke poliklinik yang dituju;

c.       Di Unit Pelayanan / Poliklinik:

d.      Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;

e.       Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?

f.       Jika Ya, maka petugas membawa formulir ke unit yang dituju;

g.      Jika tidak maka pasien dipersilahkan mengambil obat di bagian farmasi;

h.      Petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di kasir;

i.        Petugas mempersilahkan pasien pulang;

6.      Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas admisi dan terkait, maka, petugas yang bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihak manajemen maupun direktur.

B.      Prosedur Administrasi Pelayanan Rawat Inap

1.          Dokter menganjurkan pasien untuk rawat inap.

2.          Atas persetujuan pasien/keluarga/penanggungjawab pasien, perawat IGD/POLI memberitahu receptionist bahwa pasien akan dirawat inap.

3.          Perawat mengarahkan keluarga / penanggungjawab pasien untuk mendaftarkan pasien rawat inap ke receptionist.

4.          Untuk pasien yang masuk melalui IGD, receptionist menanyakan Kartu Berobat pasien (untuk pasien lama) atau mencatat data / identitas pasien  dengan lengkap (untuk pasien baru).

·         Untuk Pasien Umum

1.        Receptionist menawarkan tarif jasa Rawat Inap secara jelas kepada pasien.

2.        Apabila sudah ada kesepakatan dari keluarga / penanggungjawab pasien, maka receptionist memberikan form “Surat Pernyataan Pembayaran” kepada keluarga / penanggung-jawab pasien untuk diisi dan ditanda tangani

3.        Receptionist meminta jaminan rawat inap kepada keluarga / penanggungjawab pasien berupa KTP/SIM atau tanda pengenal lainnya

4.        Setelah form “Surat Pernyataan Pembayaran“ diisi dan ditanda tangani oleh pasien, berikan form tersebut ke bagian Rekam Medis untuk dicarikan berkas Status Pasien Rawat Inap sesuai dengan Nomor Rekam Medik  dan selanjutnya Status Pasien Rawat Inap diantarkan oleh petugas Rekam Medis ke IGD/POLI yang dituju.

·         Untuk Pasien dengan Menggunakan Asuransi

1.        Menanyakan kepemilikan asuransi kesehatan yang dimiliki pasien

2.        Bila pasien masuk pada jam kerja, minta pasien untuk mengambil jaminan yang dikeluarkan oleh Perusahaan / Asuransi terkait. Bila pasien masuk diluar jam kerja, jaminan diambil keesokan harinya, pada saat jam kerja.

3.        Meminta lembar jaminan, photo copy kartu asuransi, dan surat rujukan dari Puskesmas (kecuali kasus emergency) sebagai pelengkap tagihan.

4.        Meminta pasien melengkapi persyaratan lainnya yang berhubungan dengan tagihan asuransi yang dimiliki.

5.        Bila syarat adiminstrasi belum lengkap, keluarga / penanggung-jawab pasien diberi waktu maksimal 2x24 jam untuk memenuhi persyaratannya (selama pasien rawat inap). Jika tidak dipenuhi, pasien dianggap UMUM.

6.        Tentukan dan beritahu keluarga / penanggung-jawab pasien tentang kamar yang akan ditempati oleh pasien sesuai dengan jatah yang telah ditentukan asuransi yang terkait, dengan mengelompokan Dewasa ( Pria / Wanita ) dan atau Anak.

7.        Bila pasien meminta untuk naik kelas perawatan (kecuali JAMKESMAS dan JAMKESDA), berikan “Surat Pernyataan Kesediaan Pembayaran Selisih Biaya” untuk diisi dan ditandatangani oleh pasien/keluarga pasien.

8.        Receptionist meminta jaminan rawat inap kepada keluarga / penanggungjawab pasien (khusus kepada pasien yang minta naik kelas perawatan) berupa KTP/SIM atau tanda pengenal lainnya.

9.        Setelah form “Surat Pernyataan kesediaan Pembayaran Selisih Biaya“ diisi dan ditanda tangani oleh keluarga / penanggungjawab pasien (khusus pasien yang minta naik kelas perawatan), berikan form tersebut ke bagian Rekam Medis.

10.    Seluruh berkas administrasi rawat inap yang telah rampung diberikan ke bagian rekam medik untuk dicarikan berkas Status Pasien Rawat Inap sesuai dengan Nomor Rekam Medik  dan selanjutnya Status Pasien Rawat Inap diantarkan oleh petugas Rekam Medis ke IGD/POLI yang dituju.

11.    Petugas Rekam Medik mencatat di buku kunjungan pasien dan memberi tanda Rawat Inap.

12.    Receptionist menginformasikan ke bagian rawat inap mengenai kamar yang akan dipergunakan pasien guna mempersiapkan segala kelengkapan dan fasilitasnya.

13.    Perawat mempersiapkan ruangan pasien baru.

14.    Setelah ruang rawat inap siap, perawat memberitahu receptionist bahwa ruangan telah siap untuk ditempati.

15.    Receptionist memberitahu perawat POLI/IGD ruangan yang telah dipersiapkan.

16.    Perawat POLI/IGD mengantar pasien ke ruangan rawat inap.

C.      Prosedur Administrasi Pelayanan Gawat Darurat

Saat tiba di UGD, pasien biasanya menjalani pemilahan terlebih dahulu, anamnesis untuk membantu menentukan sifat dan keparahan penyakitnya. Penderita yang terkena penyakit serius biasanya lebih sering mendapat visite lebih sering oleh dokter daripada mereka yang penyakitnya tidak begitu parah. Setelah penaksiran dan penanganan awal, pasien bisa dirujuk ke RS, distabilkan dan dipindahkan ke RS lain karena berbagai alasan, atau dikeluarkan. Kebanyakan UGD buka 24 jam, meski pada malam hari jumlah staf yang ada di sana akan lebih sedikit.

Untuk perawatan di UGD ( Unit Gawat Darurat),Pasien bisa dirawat dengan rawat inap ataupun tidak, halini ditentukan seberapa parah sakit yang diderita pasien.Ketika pasien datang, pasien langsung dibawa keruang UGD untuk diperiksa, dalam pemeriksaan iniditentukan apakah pasien harus rawat inap apa tidak.

1.       Pasien Tidak Rawat Inap

Setelah pemeriksaan terhadap pasien selesai, jika tidak ada pendamping pasien, pihak rumah sakit segeramenelpon keluarga pasien untuk datang serta melakukan proses selanjutnya, yaitu dia harus segera mendaftar direceptionist (khusus UGD), biasanya proses disini tidak ramai sehingga tidak perlu antri.Disini kita mendapat slip pembayaran untuk membayar biaya periksa dan biayaobat. Setelah itu kita harus membayar di loket pembayaran.Di loket pembayaran biasanya antri, karena segala proses pembayaran dari semua bidang, tidak hanya UGDdibayar disini. Kemudian kembali lagi ke receptionistuntuk menebus resep dengan menunjukkan slip pembayaran yg sudah di sahkan di loket pembayaransebagai bukti bahwa kita sudah membayar dengan lunas.Setelah mendapat resep, ambillah obatnya di apotek.Proses disini juga antri, karena tidak hanya UGD yangmengambil obat disini, tapi semua bagian. Setelahmendapat obat, jemput pasien di UGD dan pasien bisa pulang.

2.       Pasien Rawat Inap

Setelah pemeriksaan terhadap pasien selesai dan pasien harus rawat inap, pendamping pasien harusmendaftar dulu di administrasi (berbeda tempat denganyang tidak rawat inap) untuk mendaftar dan mencariruangan. Ketika mendaftar dan mencari ruangan biasanyakita antri dulu karena adanya pasien dari bidang yang lainmendaftar disini juga. Setelah mendaftar dan mendapatruangan, pasien UGD tadi segera dibawa ke ruangantersebut untuk rawat inap dan dirawat selama beberapahari tergantung dari sakitnya.Setelah pasien sembuh atau masa rawat inap sudahselesai, pendamping beserta pasien segera menujuadministrasi lagi untuk mengambil slip pembayaran biayarawat inap (sudah termasuk obat yang diberi selama rawatinap). Proses disini antri. Setelah itu membayar di loket bank dengan membawa slip pembayaran tadi. Prosesdisini juga antri.Setelah selesai membayar, pendamping beserta pasien bisa pulang ke rumah ( pasien tidak perlu menebus resepobat, karena obat sudah diberikan ketika masa rawat inap).

D.     Daftar Pustaka

Aditama, Tjandra Yoga. 2003. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Jakarta : UI-PressAzwar. Azrul. 2010. Pengantar Administrasi Kesehatan. Jakarta : PT Bina RupaAksara

pelayanan RS ' prosedur pelayanan farmasi

Prosedur Pelayanan Farmasi 

1. Pengertian Pelayanan Farmasi 

Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan Rumah Sakit yang berorientasi kepada pelayanan pasien, penyediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang bermutu dan terjangkau bagi semua lapisan masyarakat termasuk pelayanan farmasi klinik. Pelayanan Kefarmasian merupakan kegiatan yang bertujuan untuk mengidentifikasi, mencegah, dan menyelesaikan masalah terkait Obat. Tuntutan pasien dan masyarakat akan peningkatan mutu Pelayanan Kefarmasian, mengharuskan adanya perluasan dari paradigma lama yang berorientasi kepada produk (drug oriented) menjadi paradigma baru yang berorientasi pada pasien (patient oriented) dengan filosofi Pelayanan Kefarmasian (pharmaceutical care). 

Dalam Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit dinyatakan bahwa Rumah Sakit harus memenuhi persyaratan lokasi, bangunan, prasarana, sumber daya manusia, kefarmasian, dan peralatan. Persyaratan kefarmasian harus menjamin ketersediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang bermutu, bermanfaat, aman, dan terjangkau. Selanjutnya dinyatakan bahwa pelayanan Sediaan Farmasi di Rumah Sakit harus mengikuti Standar Pelayanan Kefarmasian yang selanjutnya diamanahkan untuk diatur dengan Peraturan Menteri Kesehatan. 

 Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian juga dinyatakan bahwa dalam menjalankan praktek kefarmasian pada Fasilitas Pelayanan Kefarmasian, Apoteker harus menerapkan Standar Pelayanan Kefarmasian yang diamanahkan untuk diatur dengan Peraturan Menteri Kesehatan. Berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan tersebut dan perkembangan konsep Pelayanan Kefarmasian, perlu ditetapkan suatu Standar Pelayanan Kefarmasian dengan Peraturan Menteri Kesehatan, sekaligus meninjau kembali Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit.

 2. Tujuan Pelayanan Farmasi 

a. Melangsungkan pelayanan farmasi yang optimal baik dalam keadaan biasa maupun dalam keadaan gawat darurat, sesuai dengan keadaan pasien maupun fasilitas yang tersedia;

 b. Menyelenggarakan kegiatan pelayanan profesional berdasarkan prosedur kefarmasian dan etik profesi; 

 c. Melaksanakan KIE (Komunikasi Informasi dan Edukasi) mengenai obat;

 d. Menjalankan pengawasan obat berdasarkan aturan-aturan yang berlaku;

 e. Melakukan dan memberi pelayanan bermutu melalui analisa, telaah dan evaluasi pelayanan; 

 f. Mengawasi dan memberi pelayanan bermutu melalui analisa, telaah dan evaluasi pelayanan;

 g. Mengadakan penelitian di bidang farmasi dan peningkatan metoda.

 3. Fungsi Pelayanan Farmasi

 1) Pengelolaan Perbekalan Farmasi

  a. Memilih perbekalan farmasi sesuai kebutuhan pelayanan rumah sakit;

  b. Merencanakan kebutuhan perbekalan farmasi secara optimal;

  c. Mengadakan perbekalan farmasi berpedoman pada perencanaan yang telah dibuat sesuai ketentuan yang berlaku;

  d. Memproduksi perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit;

 A. PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI 

Pengelolaan Perbekalan Farmasi merupakan suatu siklus kegiatan, dimulai dari pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, penghapusan, administrasi dan pelaporan serta evaluasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan.

 Tujuan :

 1. Mengelola perbekalan farmasi yang efektif dan efesien

 2. Menerapkan farmako ekonomi dalam pelayanan

 3. Meningkatkan kompetensi/kemampuan tenaga farmasi

 4. Mewujudkan Sistem Informasi Manajemen berdaya guna dan tepat guna

 5. Melaksanakan pengendalian mutu pelayanan

 a. Pemilihan / seleksi Merupakan proses kegiatan sejak dari meninjau masalah kesehatan yang terjadi di rumah sakit, identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosis, menentukan kriteria pemilihan dengan memprioritaskan obat esensial, standarisasi sampai menjaga dan memperbaharui standar obat. Penentuan seleksi obat merupakan peran aktif apoteker dalam Panitia Farmasi dan Terapi untuk menetapkan kualitas dan efektifitas, serta jaminan purna transaksi pembelian.

 b. Perencanaan Merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah, dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggung jawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain Konsumsi, Epidemiologi, Kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.

 Pedoman Perencanaan :

 1) DOEN, Formularium Rumah Sakit, Standar Terapi Rumah Sakit, Ketentuan setempat yang berlaku.

 2) Data catatan medik

 3) Anggaran yang tersedia

 4) Penetapan prioritas

 5) Siklus penyakit

 6) Sisa persediaan

 7) Data pemakaian periode yang lalu

 8) Rencana pengembangan

 c. Pengadaan Merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui, melalui : 

1. Pembelian : a) Secara tender (oleh Panitia / Unit Layanan Pengadaan) b) Secara langsung dari pabrik/distributor/pedagang besar farmasi/rekanan

 2. Produksi/pembuatan sediaan farmasi d. Pengemasan / Produksi Merupakan kegiatan membuat, merubah bentuk, dan pengemasan kembali sediaan farmasi steril atau nonsteril untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Kriteria obat yang diproduksi : 1. Sediaan farmasi dengan formula khusus 2. Sediaan farmasi dengan harga murah 3. Sediaan farmasi dengan kemasan yang lebih kecil 4. Sediaan farmasi yang tidak tersedia dipasaran e. Penerimaan Merupakan kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan. Pedoman dalam penerimaan perbekalan farmasi: 1. Pabrik harus mempunyai Sertifikat Analisa 2. Barang harus bersumber dari distributor utama

 3. Harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS)

 4. Khusus untuk alat kesehatan/kedokteran harus mempunyai certificate of origin

 5. Expire date minimal 2 tahun

 f. Penyimpanan Merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan yang ditetapkan:

 1. Dibedakan menurut bentuk sediaan dan jenisnya

 2. Dibedakan menurut suhunya, kestabilannya

 3. Mudah tidaknya meledak/terbakar

 4. Tahan/tidaknya terhadap cahaya disertai dengan sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan 

g. Pendistribusian Merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis. Sarana dan Peralatan Penyelenggaraan Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit harus didukung oleh sarana dan peralatan yang memenuhi ketentuan dan perundang-undangan kefarmasian yang berlaku. Lokasi harus menyatu dengan sistem pelayanan Rumah Sakit, dipisahkan antara fasilitas untuk penyelenggaraan manajemen, pelayanan langsung kepada pasien, peracikan, produksi dan laboratorium mutu yang dilengkapi penanganan limbah. Peralatan yang memerlukan ketepatan pengukuran harus dilakukan kalibrasi alat dan peneraan secara berkala oleh balai pengujian kesehatan dan/atau institusi yang berwenang.

 Peralatan harus dilakukan pemeliharaan, didokumentasi, serta dievaluasi secara berkala dan berkesinambungan.

 1. Sarana Fasilitas ruang harus memadai dalam hal kualitas dan kuantitas agar dapat menunjang fungsi dan proses Pelayanan Kefarmasian, menjamin lingkungan kerja yang aman untuk petugas, dan memudahkan sistem komunikasi Rumah Sakit.

 a. Fasilitas utama dalam kegiatan pelayanan di Instalasi Farmasi, terdiri dari: 1) Ruang Kantor/Administrasi Ruang Kantor/Administrasi terdiri dari: a) ruang pimpinan b) ruang staf c) ruang kerja/administrasi tata usaha d) ruang pertemuan 2) Ruang penyimpanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai Rumah Sakit harus mempunyai ruang penyimpanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan, serta harus memperhatikan kondisi sanitasi, temperatur, sinar/cahaya, kelembaban, ventilasi, pemisahan untuk menjamin mutu produk dan keamanan petugas, terdiri dari: a) Kondisi umum untuk ruang penyimpanan: (1) Obat jadi (2) Obat produksi (3) bahan baku Obat (4) Alat Kesehatan b) Kondisi khusus untuk ruang penyimpanan: (1) Obat termolabil (2) bahan laboratorium dan reagensia (3) Sediaan Farmasi yang mudah terbakar (4) Obat/bahan Obat berbahaya (narkotik/psikotropik) 3) Ruang distribusi Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai terdiri dari distribusi Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai rawat jalan (apotek rawat jalan) dan rawat inap (satelit farmasi). Ruang distribusi harus cukup untuk melayani seluruh kebutuhan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai Rumah Sakit. Ruang distribusi terdiri dari: a) Ruang distribusi untuk pelayanan rawat jalan, di mana ada ruang khusus/terpisah untuk penerimaan resep dan peracikan. b) Ruang distribusi untuk pelayanan rawat inap, dapat secara sentralisasi maupun desentralisasi di masing- masing ruang rawat inap. 4) Ruang konsultasi / konseling Obat Ruang konsultasi/konseling Obat harus ada sebagai sarana untuk Apoteker memberikan konsultasi/konseling pada pasien dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan kepatuhan pasien. Ruang konsultasi/konseling harus jauh dari hiruk pikuk kebisingan lingkungan Rumah Sakit dan nyaman sehingga pasien maupun konselor dapat berinteraksi dengan baik. Ruang konsultasi/konseling dapat berada di Instalasi Farmasi rawat jalan maupun rawat inap. 5) Ruang Pelayanan Informasi Obat Pelayanan Informasi Obat dilakukan di ruang tersendiri dengan dilengkapi sumber informasi dan teknologi komunikasi, berupa bahan pustaka dan telepon. 6) Ruang produksi; Persyaratan bangunan untuk ruangan produksi harus memenuhi kriteria: a) Lokasi Lokasi jauh dari pencemaran lingkungan (udara, tanah dan air tanah). b) Konstruksi Terdapat sarana perlindungan terhadap: (1) Cuaca (2) Banjir (3) Rembesan air (4) Binatang/serangga c) Rancang bangun dan penataan gedung di ruang produksi harus memenuhi kriteria: (1) Disesuaikan dengan alur barang, alur kerja/proses, alur orang/pekerja. (2) Pengendalian lingkungan terhadap: (a) Udara; (b) Permukaan langit-langit, dinding, lantai dan peralatan/sarana lain; (c) Barang masuk; (d) Petugas yang di dalam. (3) Luas ruangan minimal 2 (dua) kali daerah kerja + peralatan, dengan jarak setiap peralatan minimal 2,5 m. (4) Di luar ruang produksi ada fasilitas untuk lalu lintas petugas dan barang. d) Pembagian ruangan (1) Ruang terpisah antara Obat jadi dan bahan baku; (2) Ruang terpisah untuk setiap proses produksi; (3) Ruang terpisah untuk produksi Obat luar dan Obat dalam; (4) Gudang terpisah untuk produksi antibiotik (bila ada); (5) Tersedia saringan udara, efisiensi minimal 98%; (6) Permukaan lantai, dinding, langit-langit dan pintu harus: (a) Kedap air; (b) Tidak terdapat sambungan; (c) Tidak merupakan media pertumbuhan untuk mikroba; (d) Mudah dibersihkan dan tahan terhadap bahan pembersih/desinfektan. e) Daerah pengolahan dan pengemasan (1) Hindari bahan dari kayu, kecuali dilapisi cat epoxy/enamel; (2) Persyaratan ruangan steril dan nonsteril harus memenuhi kriteria Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) untuk: (a) Ventilasi ruangan; (b) Suhu; (c) Kelembaban; (d) Intensitas cahaya. (3) Pemasangan instalasi harus sesuai kriteria CPOB untuk: (a) Pipa saluran udara; (b) Lampu; (c) kabel dan peralatan listrik. 7) Ruang Aseptic Dispensing Ruang aseptic dispensing harus memenuhi persyaratan: a) Ruang bersih : kelas 10.000 (dalam ` Laminar Air Flow = kelas 100) b) Ruang/tempat penyiapan :kelas 100.000 c) Ruang antara :kelas 100.000 d) Ruang ganti pakaian :kelas 100.000 e) Ruang/tempat penyimpanan untuk sediaan yang telah disiapkan: Tata ruang harus menciptakan alur kerja yang baik sedangkan luas ruangan disesuaikan dengan macam dan volume kegiatan Ruang aseptic dispensing harus memenuhi spesifikasi: a) Lantai Permukaan datar dan halus, tanpa sambungan, keras, resisten terhadap zat kimia dan fungi, serta tidak mudah rusak. b) Dinding (1) Permukaan rata dan halus, terbuat dari bahan yang keras, tanpa sambungan, resisten terhadap zat kimia dan fungi, serta tidak mudah rusak. (2) Sudut-sudut pertemuan lantai dengan dinding dan langit-langit dengan dinding dibuat melengkung dengan radius 20 – 30 mm. (3) Colokan listrik datar dengan permukaan dan kedap air dan dapat dibersihkan. c) Plafon Penerangan, saluran dan kabel dibuat di atas plafon, dan lampu rata dengan langit-langit/plafon dan diberi lapisan untuk mencegah kebocoran udara. d) Pintu Rangka terbuat dari stainles steel. Pintu membuka ke arah ruangan yang bertekanan lebih tinggi. e) Aliran udara Aliran udara menuju ruang bersih, ruang penyiapan, ruang ganti pakaian dan ruang antara harus melalui HEPA filter dan memenuhi persyaratan kelas 10.000. Pertukaran udara minimal 120 kali per jam. f) Tekanan udara Tekanan udara di dalam ruang bersih adalah 15 Pascal lebih rendah dari ruang lainnya sedangkan tekanan udara dalam ruang penyiapan, ganti pakaian dan antara harus 45 Pascal lebih tinggi dari tekanan udara luar. g) Temperatur Suhu udara diruang bersih dan ruang steril, dipelihara pada suhu 16 – 25° C. h) Kelembaban 1) Kelembaban relatif 45 – 55%. 2) ruang bersih, ruang penyangga, ruang ganti pakaian steril dan ruang ganti pakaian kerja hendaknya mempunyai perbedaan tekanan udara 10-15 pascal. Tekanan udara dalam ruangan yang mengandung risiko lebih tinggi terhadap produk hendaknya selalu lebih tinggi dibandingkan ruang sekitarnya. Sedangkan ruang bersih penanganan sitostatika harus bertekanan lebih rendah dibandingkan ruang sekitarnya. 8) Laboratorium Farmasi Dalam hal Instalasi Farmasi melakukan kegiatan penelitian dan pengembangan yang membutuhkan ruang laboratorium farmasi, maka harus memenuhi syarat sebagai berikut: a) Lokasi 1) Lokasi terpisah dari ruang produksi. 2) Konstruksi bangunan dan peralatan tahan asam, alkali, zat kimia dan pereaksi lain (harus inert); aliran udara, suhu dan kelembaban sesuai persyaratan. b) Tata ruang disesuaikan dengan kegiatan dan alur kerja c) Perlengkapan instalasi (air, listrik) sesuai persyaratan 9) Ruang Produksi Non Steril 10) Ruang Penanganan Sediaan Sitostatik 11) Ruang Pencampuran/Pelarutan/Pengemasan Sediaan Yang Tidak Stabil 12) Ruang Penyimpanan Nutrisi Parenteral b. Fasilitas penunjang dalam kegiatan pelayanan di Instalasi Farmasi, terdiri dari: 1) Ruang tunggu pasien; 2) Ruang penyimpanan dokumen/arsip Resep dan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang rusak; 3) Tempat penyimpanan Obat di ruang perawatan; 4) Fasilitas toilet, kamar mandi untuk staf. 2. Peralatan Fasilitas peralatan harus memenuhi syarat terutama untuk perlengkapan peracikan dan penyiapan baik untuk sediaan steril, non steril, maupun cair untuk Obat luar atau dalam. Fasilitas peralatan harus dijamin sensitif pada pengukuran dan memenuhi persyaratan, peneraan dan kalibrasi untuk peralatan tertentu setiap tahun. Peralatan yang paling sedikit harus tersedia: a. Peralatan untuk penyimpanan, peracikan dan pembuatan Obat baik steril dan nonsteril maupun aseptik/steril; b. Peralatan kantor untuk administrasi dan arsip; c. Kepustakaan yang memadai untuk melaksanakan Pelayanan Informasi Obat; d. Lemari penyimpanan khusus untuk narkotika; e. Lemari pendingin dan pendingin ruangan untuk Obat yang termolabil; f. Penerangan, sarana air, ventilasi dan sistem pembuangan limbah yang baik; g. Alarm. Macam-macam Peralatan a. Peralatan Kantor: 1) Mebeulair (meja, kursi, lemari buku/rak, filing cabinet dan lain-lain); 2) Komputer/mesin tik; 3) Alat tulis kantor; 4) Telepon dan faksimili b. Peralatan sistem komputerisasi Sistem komputerisasi harus diadakan dan difungsikan secara optimal untuk kegiatan sekretariat, pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dan pelayanan farmasi klinik. Sistem informasi farmasi ini harus terintegrasi dengan sistem informasi Rumah Sakit untuk meningkatkan efisiensi fungsi manajerial dan agar data klinik pasien mudah diperoleh untuk monitoring terapi pengobatan dan fungsi klinik lainnya. Sistem komputerisasi meliputi: 1) Jaringan 2) Perangkat keras 3) Perangkat lunak (program aplikasi) c. Peralatan Produksi 1) Peralatan farmasi untuk persediaan, peracikan dan pembuatan Obat, baik nonsteril maupun steril/aseptik. 2) Peralatan harus dapat menunjang persyaratan keamanan cara pembuatan Obat yang baik. d. Peralatan Aseptic Dispensing: 1) Biological Safety Cabinet/Vertical Laminar Air Flow Cabinet (untuk pelayanan sitostatik); 2) Horizontal Laminar Air Flow Cabinet (untuk pelayanan pencampuran Obat suntik dan nutrisi parenteral); 3) Pass-box dengan pintu berganda (air-lock); 4) Barometer; 5) Termometer; 6) Wireless intercom. e. Peralatan Penyimpanan 1) Peralatan Penyimpanan Kondisi Umum - lemari/rak yang rapi dan terlindung dari debu, kelembaban dan cahaya yang berlebihan; - lantai dilengkapi dengan palet. 2) Peralatan Penyimpanan Kondisi Khusus: - Lemari pendingin dan AC untuk Obat yang termolabil; - Fasilitas peralatan penyimpanan dingin harus divalidasi secara berkala; - Lemari penyimpanan khusus untuk narkotika dan Obat psikotropika; - Peralatan untuk penyimpanan Obat, penanganan dan pembuangan limbah sitotoksik dan Obat berbahaya harus dibuat secara khusus untuk menjamin keamanan petugas, pasien dan pengunjung. 3) Peralatan Pendistribusian/Pelayanan - Pelayanan rawat jalan (Apotik); - Pelayanan rawat inap (satelit farmasi); - Kebutuhan ruang perawatan/unit lain. 4) Peralatan Konsultasi - Buku kepustakaan bahan-bahan leaflet,dan brosur dan lain-lain; - Meja, kursi untuk Apoteker dan 2 orang pelanggan, lemari untuk menyimpan profil pengobatan pasien; - Komputer; - Telpon; - Lemari arsip; - Kartu arsip. 5) Peralatan Ruang Informasi Obat - Kepustakaan yang memadai untuk melaksanakan Pelayanan Informasi Obat; - Peralatan meja, kursi, rak buku, kotak; - Komputer; - Telpon – Faxcimile; - Lemari arsip; - Kartu arsip; - TV dan VCD player. 6) Peralatan Ruang Arsip - Kartu Arsip; - Lemari/Rak Arsip. PENGENDALIAN MUTU Merupakan kegiatan pengawasan, pemeliharaan dan audit terhadap perbekalan farmasi untuk menjamin mutu, mencegah kehilangan, kadaluarsa, rusak dan mencegah ditarik dari peredaran serta keamanannya sesuai dengan Kesehatan, Keselamatan Kerja Rumah Sakit (K3 RS).yang meliputi : a. Melaksanakan prosedur yang menjamin keselamatan kerja dan lingkungan. b. Melaksanakan prosedur yang mendukung kerja tim Pengendalian Infeksi Rumah Sakit . 1. Unsur-Unsur Yang Mempengaruhi Mutu Pelayanan a. Unsur masukan (input) : tenaga/sumber daya manusia, sarana dan prasarana, ketersediaan dana b. Unsur proses : tindakan yang dilakukan oleh seluruh staf farmasi c. Unsur lingkungan : Kebijakan-kebijakan, organisasi, manajemen d. Standar – standar yang digunakan e. Standar yang digunakan adalah standar pelayanan farmasi minimal yang ditetapkan oleh lembaga yang berwenang dan standar lain yang relevan dan dikeluarkan oleh lembaga yang dapat dipertanggungjawabkan . 2. Tahapan Program Pengendalian Mutu a. Mendefinisikan kualitas pelayanan farmasi yang diinginkan dalam bentuk kriteria. b. Penilaian kulitas pelayanan farmasi yang sedang berjalan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. c. Pendidikan personel dan peningkatan fasilitas pelayanan bila diperlukan. d. Penilaian ulang kualitas pelayanan farmasi. e. Up date kriteria. 3. Aplikasi Program Pengendalian Mutu Langkah – langkah dalam aplikasi program pengendalian mutu : a. Memilih subyek dari program b. Karena banyaknya fungsi pelayanan yang dilakukan secara simultan, maka tentukan jenis pelayanan farmasi yang akan dipilih berdasarkan prioritas c. Mendefinisikan kriteria suatu pelayanan farmasi sesuai dengan kualitas pelayanan yang diiginkan d. Mensosialisasikan Kriteria Pelayanan farmasi yang dikehendaki e. Dilakukan sebelum program dimulai dan disosialisasikan pada semua personil serta menjalin konsensus dan komitmen bersama untuk mencapainya f. Melakukan evaluasi terhadap mutu pelayanan yang sedang berjalan menggunakan kriteria g. Bila ditemukan kekurangan memastikan penyebab dari kekurangan tersebut h. Merencanakan formula untuk menghilangkan kekurangan i. Mengimplementasikan formula yang telah direncanakan j. Reevaluasi dari mutu pelayanan Pelayanan 4 Indikator dan Kriteria Untuk mengukur pencapaian standar yang telah ditetapkan diperlukan indikator, suatu alat/tolok ukur yang hasil menunjuk pada ukuran kepatuhan terhadap standar yang telah ditetapkan. Makin sesuai yang diukur dengan indikatornya, makin sesuai pula hasil suatu pekerjaan dengan standarnya. Indikator dibedakan menjadi : a. Indikator persyaratan minimal yaitu indikator yang digunakan ntuk mengukur terpenuhi tidaknya standar masukan, proses, dan lingkungan. b. Indikator penampilan minimal yaitu indikator yang ditetapkan untuk mengukur tercapai tidaknya standar penampilan minimal pelayanan yang diselenggarakan. Indikator atau kriteria yang baik sebagai berikut : a. Sesuai dengan tujuan b. Informasinya mudah didapat c. Singkat, jelas, lengkap dan tak menimbulkan berbagai interpretasi d. Rasional Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh pasien dengan mempertimbangkan : a) Efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada b) Metode sentralisasi atau desentralisasi c) Sistem floor stock dan resep individu. 1. Pendistribusian Perbekalan Farmasi untuk Pasien Rawat Inap Merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pasien rawat inap di rumah sakit, yang diselenggarakan secara sentralisasi dan dengan sistem persediaan life saving di ruangan dan sistem resep perorangan. 2. Pendistribusian Perbekalan Farmasi untuk Pasien Rawat Jalan Merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pasien rawat jalan di rumah sakit, yang diselenggarakan secara sentralisasi dengan sistem resep perorangan oleh Apotik Rumah Sakit. 3. Pendistribusian Perbekalan Farmasi di luar Jam Kerja Merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pasien di luar jam kerja yang diselenggarakan oleh: a. Apotik rumah sakit yang dibuka 24 jam b. Ruang rawat yang menyediakan perbekalan farmasi emergensi Sistem pelayanan distribusi : Sistem resep perorangan Pendistribusian perbekalan farmasi resep perorangan/pasien rawat jalan dan rawat inap melalui Instalasi Farmasi. h. Penghapusan Perbekalan Farmasi Penghapusan perbekalan farmasi dilakukan terhadap obat yang sudah tidak memenuhi standar farmasi Rumah Sakit antara lain : 1. Obat sudah Kadaluwarsa 2. Obat yang sudah ditarik izin edarnya dari BPOM RI 3. Obat yang sudah Rusak Metode yang digunakan dalam penghapusan obat adalah dengan menggunakan incenerator rumah sakit. Penghapusan obat dilakukan disaksikan kepala Instalasi dengan membuat berita acara yang isinya memuat keterangan : 1. Hari, tanggal dan lokasi pemusnahan 2. Petugas yang melakukan pemusnahan 3. Saksi – saksi 4. Nama obat 5. Bentuk sediaan 6. Jumlah Obat 7. Nomor Bets obat 8. Cara pemusnahan 9. Nama dan tanda tangan pihak yang memusnahkan dan saksi – saksi Kepala Instalasi farmasi melaporkan acara penghapusan obat kepada direktur rumah sakit setelah dilakukam pemusnahan obat. e. Menerima perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan ketentuan yang berlaku; f. Menyimpan perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan kefarmasian; g. Mendistribusikan perbekalan farmasi ke unit-unit pelayanan di rumah sakit. 2) Pelayanan Kefarmasian dalam Penggunaan Obat dan Alat Kesehatan a. Mengkaji instruksi pengobatan/resep pasien; b. Mengidentifikasi masalah yang berkaitan dengan penggunaan obat dan alat kesehatan; c. Mencegah dan mengatasi masalah yang berkaitan dengan obat dan alat kesehatan; d. Memantau efektifitas dan keamanan penggunaan obat dan alat kesehatan; e. Memberikan informasi kepada petugas kesehatan, pasien/keluarga; f. Memberi konseling kepada pasien/keluarga; g. Melaporkan setiap kegiatan.