MANJEMEN Rekam Medis 'Sistem Penyusutan'

Wilda Kurnia Putri

201531158

1. Apa yang dimaksud dengan penyusutan RM

2. Mengapa dilakukan penyusutan?

3. Jelaskan Langkah -langkah penyusutan RM (Pemindahan, Penilaian dan Pemusnahan)

4. Siapa yang melakukannya pada tiap langkah di atas?

1.      Sistem Retensi atau penyusutan Dokumen Rekam Medis

                  Sistem retensi yaitu suatu kegiatan memisahkan atau memindahkan antara dokumen rekam medis yang masih aktif dengan dokumen rekam medis yang dinyatakan in aktif di ruang penyimpanan (filing). Sebelum melakukan retensi perlu disusun Jadwal Retensi Arsip berdasarkan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis Nomor HK.00.1.5.01160 tahun 1995. Dokumen rekam medis yang telah diretensi akan disimpan di ruang penyimpanan in aktif berdasarkan tanggal terakhir pasien berobat dan berdasarkan diagnosis penyakit pasien.

                  Dibawah ini merupakan Jadwal Retensi Arsip berdasarkan kelompok penyakit:

Tabel 2.1

Jadwal Retensi Arsip Berdasarkan Kelompok penyakit

No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995

No	KELOMPOK	AKTIF		IN AKTIF
		RJ	RI	RJ	RI
1.	Umum	5	5	2	2
2.	Mata	5	10	2	2
3.	Jiwa	10	5	2	2
4.	Orthopedi	10	10	2	2
5.	Kusta	15	15	2	2
6.	Ketergantungan obat	15	15	2	2
7.	Jantung	10	10	2	2
8.	Paru-paru	5	10	2	2

Sumber: (DepKes, RI. 2006)

            Adapun Peraturan PerMenKes No. 269/MenKes/PER/III/2008, berdasarkan BAB IV, pasal 8 ayat a tentang penyimpanan dokumen rekam medis bahwa:

            Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal pasien berobat atau dipulangkan (PerMenKes, RI. 2008).

2.      Sistem Pemusnahan Dokumen Rekam Medis

                  Pemusnahan adalah suatu kegiatan menghancurkan secara fisik dokumen rekam medis yang sudah berakhir masa fungsi dan tidak memiliki nilai guna, rusak, tidak terbaca dan tidak dapat dikenali baik isi maupun bentuknya. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total yaitu dengan cara membakar habis, mencacah atau mendaur ulang sehingga tidak dapat dikenali baik isi maupun bentuknya.

a.       Tujuan dari pemusnahan

1)      Mengurangi beban penyimpanan dokumen rekam medis.

2)      Mengabadikan formulir-formulir rekam medis yang memiliki nilai guna.

b.      Syarat dari pemusnahan

1)      Rekam medis yang sudah memenuhi syarat untuk dimusnahkan dilaporkan kepada direktur rumah sakit.

2)      Direktur rumah sakit membuat surat keputusan tentang pemusnahan rekam medis dan menunjuk Tim Pemusnah Rekam Medis.

3)      Tim Pemusnah rekam medis melaksanakan pemusnahan dan membuat Berita Acara Pemusnahan yang disahkan Direktur Rumah Sakit.

4)      Berita acara dikirim kepada Pemilik Rumah Sakit dengan tembusan Direktur Jenderal Pelayanan Medik.

   3.      Tata Pemusnahan Berkas Rekam Medis

              Tata cara/prosedur pemusnahan dokumen rekam medis adalah suatu proses atau aturan urutan kegiatan berdasarkan metode tertentu yang ditetapkan oleh rumah sakit dalam melaksanakan pemusnahan dokumen rekam medis yang telah berakhir fungsinya dan tidak memiliki nilai guna dengan kegiatan yang terdiri dari pembuatan tim pemusnah, pembuatan daftar pertelaan, cara pemusnahan, pelaporan hasil pemusnahan.

      Tata cara dalam pemusnahan dokumen rekam medis antara lain:

1)      Pembuatan Tim Pemusnah yang terdiri dari komite medis sebagai ketua, kepala rekam medis sebagai sekretaris, dengan beranggotakan petugas filing dan tenaga lainnya yang terkait berdasarkan Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit.

2)      Tim Pemusnah membuat daftar pertelaan dokumen rekam medis in aktif yang akan dimusnahkan. Daftar pertelaan berisi tentang Nomor rekam medis, tahun terakhir kunjungan, jangka waktu penyimpanan, diagnosis terakhir.

3)      Cara pemusnahan dokumen rekam medis dapat dilakukan dengan cara antara lain:

a)      Dibakar dengan menggunakan incenerator atau dibakar biasa.

b)      Dicacah, dibuat bubur.

c)      Dilakukan oleh pihak ketiga dengan disaksikan oleh tim pemusnah.

4)      Tim Pemusnah membuat berita acara pemusnahan pada saat pemusnahan berlangsung yang ditandatangani oleh Ketua tim Pemusnah, Sekretaris tim pemusnah dan diketahui oleh Direktur rumah sakit.

5)      Khusus untuk dokumen rekam medis yang sudah rusak/tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan terelebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas bersegel yang ditandatangani oleh direktur yang isinya menyatakan bahwa dokumen rekam medis sudah tidak dapat dibaca sama sekali sehingga dapat dimusnahkan. Adapun isi dari daftar pertelaan sebagai berikut:

Tabel 2.2

Format Daftar Pertelaan Arsip Rekam Medis In Aktif Yang Akan Dimusnahkan

No	Nomor Rekam Medis	Tahun	Jangka Waktu Penyimpanan	Diagnosis Akhir
1	2	3	4	5

   Sumber: (DepKes, RI. 2006)